Importer l'emploi du temps


Au début de l'année scolaire il est nécessaire d'importer la structure et l'emploi du temps dans l'ENT.

Par la suite la mise en place de l'import automatique évite de refaire la manipulation d'import total.

Remarque :

si l'établissement met en place, en cours d'année, une semaine "expérimentale" totalement différente dans sa structure, il peut être nécessaire de refaire un import complet pour cette semaine et refaire après la semaine l'import de l'emploi du temps normal.


Cette fiche explique comment faire ce premier import.


Fichiers à importer


  • Récupérer dans le logiciel de conception des emplois du temps le fichier adéquat :
    • EDT
      • Fichier
      • Vers les socles ENT
      • Export manuel
      • Spécifier "K-d'école" comme socle ENT
      • Spécifier l'emplacement des fichiers exportés (exemple "EDT01-09-2032")


Vous obtenez un fichier XML crypté (qui pèse environ 100 ko pour un collège de 500 élèves par exemple).


    • UDT
      • Fichier
      • Publier vers
      • l'ENT


Vous obtenez un dossier ZIP contenant plusieurs XML.

💣IMPORTANT : les bases d'emploi du temps doivent être propres. Ce qui sous-entend que les élèves, les enseignants, disciplines des années précédentes et devenues obsolètes doivent être supprimées.


💣IMPORTANT UDT : il faut obligatoirement sélectionner toutes les classes dans l'écran Base> Données de base > DHG/HSA. Toutes les classes à exporter doivent être en surbrillance


💣IMPORTANT UDT : au moment de l'export, dans UDT, choisir la période sur toute l'année scolaire (par

 exemple 31/08/2020 au 10/07/2021).
La première date est nécessairement un lundi et la dernière un samedi.
Par exemple, si la rentrée se fait un mardi, il faudra prendra le jour qui précède.

Réaliser l'importation


  • Se connecter en tant qu'administrateur de l'ENT à votre plateforme.
  • Se rendre dans "Pédagogie > Gestion emploi du temps"


       


Si un import a déjà été réalisé, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Cliquer sur "Import emploi du temps".




Pour faire un import partiel, à ce stade charger le fichier XML ou ZIP exporté précédemment et cliquer sur "Continuer".


Pour refaire un import complet, cliquer sur "Lancer l'assistant d'import d'emploi du temps".



La fenêtre ci-dessus s'affiche d'emblée lors du premier import de l'année scolaire.


  • Lancer l'assistant et compléter les champs dans l'ordre ci-dessous.


Note : la procédure d'import est similaire entre UDT et EDT, les copies d'écran ayant été réalisées avec un import des emplois du temps en provenance de EDT.



Précautions à prendre avant un import :

    • demander à son chef d'établissement la version du logiciel utilisée
    • la manière dont les groupes sont gérés : UDT / EDT ou STS



Les cas de figure les plus courants


Cas 1 : tout est géré par EDT / UDT comme sur la copie d'écran ci-dessus.

Les groupes sont peuplés par l'import ; les enseignants ont cependant la main pour modifier ces peuplements, mais chaque nouvel import automatisé peut écraser les modifications réalisées par les enseignants. Ce mode de fonctionnement est appelé OPTION 2



Cas 2  : Les groupes sont importés par EDT / UDT, mais uniquement peuplés dans l'ENT. Les imports automatisés des emplois du temps n'affectent pas les groupes. Ce cas de figure est appelé OPTION 3


Note : les groupes n'apparaîtront dans le cahier de textes qu'une fois peuplés.



Cas 3 : Les groupes sont créés et peuplés par STS / SIECLE. Les enseignants n'ont aucune possibilité d'agir sur les groupes.


  • Avantage :
    • il n'y aura pas de doublon des groupes, mais un rapprochement sera à faire au moment de l'import (me semble-t-il !)
  • Inconvénient :
    • la mise à jour des groupes nécessitera un délai de 48 heures (descente de l'AAF)
    • il faudra faire la correspondance entre les groupes au moment de l'import.



Important

Lorsque les groupes sont peuplés à l'aide des logiciels (EDT ou UDT) au premier import manuel, ils seront mis à jour par les imports automatisés si ces derniers sont mis en place.



Cas Mixte : Pour des raisons d'organisation, l'établissement peut vouloir un premier peuplement grâce aux données du logiciel d'emploi du temps et laisser ensuite la possibilité aux enseignants de modifier ce peuplement tout au long de l'année.

Dans ce cas, il faudra commencer par un import de type cas 1 puis immédiat après un import de type cas 2.


Remarque :  

les groupes peuplés lors du premier import (type 2) le reste après ce deuxième import manuel (type 3).